Rendezés és csoportosítás

A kimutatás tételei alapból ábécé-, nagyság- vagy időrendben jelennek meg. Ebben a leckében megtanulod, hogyan rendezd őket másként, és hogyan vonj össze tételeket csoportokká: szövegeket saját kategóriákba, számokat sávokba, dátumokat évekre és hónapokra.

Automatikus rendezés

A sor- és oszlopmezők tételei növekvő sorrendben jelennek meg: a szöveg ábécérendben, a szám nagyság szerint, a dátum időrendben. Ha egy területen több mező van, a rendezés mindegyikre érvényes.

Ez nem mindig jó. Egy „besorolás” mező tételei (első, második, harmadik, negyedik) ábécérendben így állnak: első, harmadik, második, negyedik. Megoldás: készíts egyéni listát.

1. Válaszd a Fájl › Beállítások › Speciális lapot, és görgess le az Általános részhez.
2. Kattints az Egyéni listák szerkesztése gombra.
3. Írd be a tételeket a helyes sorrendben (első, második, harmadik, negyedik), és kattints a Hozzáadás gombra.
4. Hozd létre újra a kimutatást, vagy rendezd újra a mezőt növekvő sorrendbe: a tételek a lista szerinti sorrendben jelennek meg.

Rendezés címke és érték szerint

A példában egy zöldséges forgalmát elemezzük: a termék mező a Sorok területen, az eladott ládák száma (Összeg) az Értékek területen.

• Címke szerint: kattints egy termék nevére, és válaszd a Adatok › Rendezés és szűrés csoport növekvő (A-Z) vagy csökkenő (Z-A) gombját. Ugyanezt a sorcímke melletti legördülő nyíl menüjében is megtalálod.
• Érték szerint: kattints jobb gombbal az egyik számra, és válaszd a Rendezés › Rendezés a legnagyobbtól a legkisebbig parancsot. A sorrend: alma (120), paradicsom (95), paprika (80), uborka (60), körte (45), szilva (30).
• Kézzel: jelölj ki egy tételcímkét, mutass a cella szegélyére, és húzd a helyére. Belső mező tételét csak a saját külső tételén belül mozgathatod.

Ha a kimutatásnak oszlopmezője is van, a rendezés alapja az az oszlop lesz, amelyikben a kijelölt szám áll. Így rendezheted a termékeket például csak a „Vác” telephely forgalma szerint. Az oszlopmező tételeit pedig egy sor értékei alapján rendezheted: kattints a sor egyik számára, válaszd a Adatok › Rendezés és szűrés › Rendezés parancsot, és a Rendezés érték szerint ablakban állítsd a rendezés irányát Balról jobbra értékre.

Szöveges tételek csoportosítása

A szöveges tételeket szabadon foghatod össze csoportokba. A termékeket bontsuk gyümölcsökre és zöldségekre:

1. Jelöld ki a kimutatásban az alma, körte és szilva címkéjét (a nem szomszédos cellákat Ctrl lenyomva jelöld).
2. Válaszd a Kimutatás elemzése › Csoportosítás › Kijelöltek csoportosítása parancsot (vagy a jobb gombos menü Csoportosítás parancsát). Létrejön a „Csoport1”.
3. Ugyanígy jelöld ki a paprikát, paradicsomot és uborkát, és csoportosítsd őket („Csoport2”).
4. Kattints a „Csoport1” cellára, és írd át: gyümölcs. A „Csoport2” legyen zöldség.

A csoportosítás egy új mezőt hoz létre („termék2”), amely a panel mezőlistájában is megjelenik. Ugyanúgy használhatod, mint a többi mezőt: átnevezheted, áthúzhatod az Oszlopok területre, vagy kiveheted a kimutatásból. A csoport megszüntetése: jelöld ki a csoport címkéjét, és válaszd a Kimutatás elemzése › Csoportosítás › Csoportbontás parancsot.

Számok csoportosítása sávokba

Számmezőnél a csoportosítás egyenlő szélességű sávokat (rekeszeket) jelent. Egy autószerviz javításait elemezzük: a Sorok területen a számla összege, az Értékek területen a javítások száma (rendszám mező, Darab). Így minden különböző számlaösszeg külön sor lenne, ami használhatatlan.

1. Kattints a sormező egyik tételére (egy számlaösszegre).
2. Válaszd a Kimutatás elemzése › Csoportosítás › Mező csoportosítása parancsot.
3. A Kezdődik mezőbe az első sáv alsó határát, a Végződik mezőbe az utolsó sáv felső határát írd, a Mi szerint mezőbe a sávok lépésközét.

Az Excel a legkisebb és a legnagyobb értéket ajánlja fel, például 235100 és 1094400. Ezek csúnya sávhatárokat adnak (235100-335099…). Írj inkább kerek számokat: Kezdődik 300000, Végződik 999999, Mi szerint 100000.

Figyeld meg: a Mi szerint érték a szomszédos sávok alsó határainak távolsága. Ha a Kezdődik nagyobb a legkisebb értéknél, az az alatti számok egy „<300000” csoportba kerülnek, a Végződiknél nagyobbak pedig egy „>1000000” feliratú csoportba. Ebbe a pontosan 1 000 000-s számla is beletartozik, ezért a felirat valójában „legalább 1 000 000”-et jelent: ha zavar, a címkecellát átírhatod „>=1000000”-ra. A számok csoportosítása nem hoz létre új mezőt, a sávok az eredeti mező tételei lesznek.

Dátumok csoportosítása

Ha dátum típusú mezőt teszel a Sorok vagy az Oszlopok területre, a Microsoft 365 automatikusan csoportosítja: évekre, negyedévekre és hónapokra. Ilyenkor a panelen két új mező is megjelenik (Évek, Negyedévek), a hónapok pedig az eredeti dátummező tételei lesznek. A három szint a külsőtől a belső felé: év, negyedév, hónap.

Ha más bontást szeretnél, kattints egy dátumtételre, és válaszd a Kimutatás elemzése › Csoportosítás › Mező csoportosítása parancsot. A listában kattintással jelölheted ki (és újabb kattintással szüntetheted meg) az egységeket: Másodpercek, Percek, Órák, Napok, Hónapok, Negyedévek, Évek. Ha csak a Hónapokat jelölöd ki, az évek összemosódnak (minden január egy sorba kerül), ezért mellé az Éveket is érdemes kijelölni.

Heti bontás: válaszd csak a Napok egységet, és a Napok száma legyen 7. A Kezdő dátum mezőbe a legkorábbi dátum hetének hétfőjét írd (a képen 2008.05.12.), különben a „hetek” valamelyik hétköznapon kezdődnek.

Összefoglalás

• A tételek alapból növekvő sorrendben állnak, egyéni listával saját sorrendet adhatsz meg.
• Rendezhetsz címke szerint, érték szerint (jobb gomb egy számon › Rendezés), vagy kézzel, húzással.
• Szöveges tételeket a Kijelöltek csoportosítása paranccsal fogsz össze, ez új mezőt hoz létre.
• Számokat a Mező csoportosítása ablakban bontasz sávokra (Kezdődik, Végződik, Mi szerint), kerek határokkal.
• A dátumokat a Microsoft 365 automatikusan évekre, negyedévekre és hónapokra bontja, ezt a Mező csoportosítása ablakban módosíthatod.

Gyakorlás

Töltsd le a gyakorló munkafüzetet, és oldd meg a megadott munkalapok feladatait. A sárga cellákba kerülnek a képletek. Ha elakadsz, nézd meg a megoldást.

Kimutatások: gyakorló feladatok

• Javítások A javitasok táblázat kimutatása: számlaösszeg 100 000-es csoportokban, javítások száma havonta.

Feladatlap .xlsx, 31 kB Megoldás .xlsx, 35 kB